Privacy beleid

Intrum respecteert de privacy van alle betrokkenen (een betrokkene is de persoon waar de persoonsgegevens bij horen) waarmee we in contact staan; ongeacht of we de persoonlijke gegevens uit eigen naam of namens anderen verwerken. Het is belangrijk voor ons dat iedereen begrijpt welke persoonlijke gegevens wij over u verwerken, waarom wij het doen en wat uw rechten zijn. Daarom raden wij u aan ons Privacy beleid te lezen, waardoor u meer informatie krijgt over de verwerking van uw persoonlijke gegevens door Intrum.

Privacy beleid

Versie 2.0, van toepassing vanaf 1 oktober 2022

Waarom hebben wij toegang tot uw gegevens en waarom verwerken wij die?
Als u een openstaande rekening of vordering niet (op tijd) betaalt, wordt de vordering door de opdrachtgever van Intrum ter incasso aan ons overgedragen. Uw persoonsgegevens worden dan voor dat doel aan ons verstrekt. In de overeenkomst met degene die u het product of de dienst heeft geleverd, staat dat dit is toegestaan. De opdrachtgever heeft met andere woorden een gerechtvaardigd belang bij het uit handen geven van openstaande vorderingen aan Intrum. Hetzelfde geldt voor vorderingen die wij hebben gekocht of in de situatie dat wij uw lening administreren (bijhouden). Om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren hebben wij toegang tot uw persoonsgegevens gekregen en zullen wij uw persoonsgegevens verwerken.

Is het verwerken van mijn persoonsgegevens toegestaan?

Het verwerken van uw persoonsgegevens met het doel een openstaande schuld te incasseren is toegestaan, zelfs als u daarvoor geen toestemming heeft gegeven. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als daar een juridische grondslag voor is. Intrum heeft een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van uw persoonsgegevens dat gerechtvaardigd belang houdt in dat Intrum haar incassoprocedures zorgvuldig, gestructureerd en efficiënt inricht om ervoor te zorgen dat wij op een maatschappelijk verantwoorde manier onze incassodienstverlening kunnen uitvoeren en bijdragen aan het algemeen belang om betalingsachterstanden en overmatige schuldenlast te bestrijden.

Welke activiteiten mag Intrum uitvoeren en voor welke doelen verwerken wij uw gegevens?

Op grond van dit gerechtvaardigd belang kunnen wij naast incassodienstverlening ten behoeve van onze opdrachtgevers en voor vorderingen in eigen beheer nog een aantal andere activiteiten uitvoeren. Deze activiteiten zijn:

Het opsporen van onvindbare klanten;
Het ontwikkelen en gebruiken van interne graadmeters om onze incassoprocedure zo goed mogelijk te laten verlopen en waar nodig te verbeteren;
Het verrijken van uw gegevens met data die zijn verkregen uit verschillende bronnen (zoals kredietregistratiebureaus, historische gegevens over u, de openbare registers);
Het onderzoeken of de gegevens juist zijn;
Rapporterings-, statistische – en audit doeleinden;
Het beheer van onze website en communicatiebeheer;
Het uitwisselen van uw gegevens met erkende partijen zoals andere incassobureaus, gerechtsdeurwaarders en handelsinformatiebureaus;
De doorgifte van gegevens aan het Bureau Kredietregistratie (BKR);
Het uitvoeren van een Customer Survey (klant tevredenheidsonderzoek) voor het verbeteren van onze dienstverlening;
Software ontwikkeling en IT beheer;
Het uitvoeren van klant tevredenheidsonderzoeken (customer survey).

Uw persoonsgegevens worden altijd veilig bewaard zoals in de wet op het gebied van gegevensbescherming beschreven staat.

Het uitvoeren van een Customer Survey (klant tevredenheidsonderzoek)

Intrum voert onderzoek uit naar uw tevredenheid over de wijze waarop u door Intrum bent benaderd. De informatie die in het klantenonderzoek wordt verzameld wordt door Intrum gebruikt voor het verbeteren van onze dienstverlening en kan anoniem gedeeld worden met het bedrijf waar uw rekening is ontstaan.

Deelnemen aan een klantenonderzoek is vrijwillig en we verwerken uw persoonsgegevens alleen met uw toestemming.

Wat gebeurt er met mijn gegevens wanneer Intrum vorderingen overneemt?

Een opdrachtgever heeft het recht een vordering te verkopen en over te dragen aan Intrum of aan één van Intrums investeringsmaatschappijen, die de incasso vervolgens laten uitvoeren door Intrum. In de situatie waarin wij vorderingen kopen, hoeven wij niet om uw toestemming te vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Als uw schuld door uw oorspronkelijke contractspartij aan ons wordt verkocht, ontvangen wij in de eerste fase van het contact met uw oorspronkelijke contractspartij alleen geanonimiseerde gegevens en gebruiken we statistische en financiële gegevens ten behoeve van een analyse. Dit geeft ons een goed beeld van de toekomstige ontwikkelingen van de te koop aangeboden vorderingen. Wordt uw openstaande rekening (schuld) na deze analyse door uw contractspartij aan ons verkocht, dan zijn wij uw nieuwe aanspreekpunt en hebben wij het recht uw persoonsgegevens te verwerken om onbetaalde bedragen te incasseren ter uitvoering van de koopovereenkomst en op grond van ons gerechtvaardigd belang.

Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken jullie van mij en waarom?

Wij verwerken de gegevens die nodig zijn voor de behandeling van uw dossier, zoals uw naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mail. Deze gegevens hebben wij nodig om contact met u te kunnen opnemen en voor een veilige en juiste identificatie.

Verder slaan wij ook bepaalde financiële gegevens van u op. Dit doen wij bijvoorbeeld om te beoordelen of u in staat bent om (op tijd) te betalen, om betalingsrisico’s in te schatten of om een betalingsregeling met u te treffen en die te kunnen controleren. Om welke financiële gegevens gaat het dan? Het gaat dan om gegevens over uw betalingsgedrag, gegevens over wanbetaling in het verleden, kredietregistraties en informatie over uw schulden, inkomsten, kredieten, leningen en kredietbeoordelingen.

Geeft u bij ons aan om welke reden(en) u niet heeft kunnen betalen? Ook die informatie slaan wij op. Dit geeft ons een beter inzicht in uw situatie waardoor wij u beter kunnen helpen.

Waarom slaat Intrum mijn gegevens op?

Wij slaan uw gegevens op om u zo goed mogelijk te kunnen helpen en het incassodossier met een goed resultaat te kunnen afhandelen. Dit doen wij onder andere door het toekennen van interne graadmeter op basis van historische gegevens en betalingsgedrag en door het opnemen van telefoongesprekken. Wij nemen gesprekken op met het doel onze medewerkers te trainen maar ook om uw rechten vast te leggen.
Voor de veiligheid van onze medewerkers en ter bescherming van uw persoonsgegevens kunnen wij gebruik maken van beveiligingscamera’s. De opnames worden na korte tijd verwijderd, behalve als wij wettelijk verplicht zijn om deze langer te bewaren.
De door ons geregistreerde persoonsgegevens kunnen geanonimiseerd gebruikt worden om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Het kan ook zo zijn dat uw daadwerkelijke persoonsgegevens worden gebruikt. Dit doen wij als dit nodig is voor de bescherming van uw persoonsgegevens, voor een juiste testontwikkeling of wijzigingen in ons IT-systeem.

Verwerken jullie u ook gevoelige persoonsgegevens?

Gevoelige persoonsgegevens worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Het gaat dan om gegevens die informatie geven over ras, etnische afkomst, politieke gezindheid, godsdienst of levensovertuiging, lidmaatschap van een vakbond, en gegevens over gezondheid en seksuele geaardheid.

Wij verwerken géén bijzondere persoonsgegevens behalve als we dit met u hebben afgesproken of als dit nodig is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
In sommige gevallen kan het u wel helpen om ons te laten weten dat u uw schuld niet kunt afbetalen door gezondheidsproblemen, arbeidsongeschiktheid of door een bijzondere privésituatie. Wij kunnen u dan beter helpen en redelijke stappen ondernemen om u tegemoet te komen. Hierbij kunt u denken aan een passende betalingsregeling of we kunnen u extra tijd geven zodat u bijvoorbeeld hulp bij de gemeente kunt aanvragen.

Hoelang worden deze gegevens opgeslagen?

Bijzondere persoonsgegevens bewaren wij alleen zolang dit nodig is of tot het moment dat u ons laat weten dat u niet langer toestemming geeft voor de verwerking van deze gegevens, of zolang deze nodig zijn voor het indienen, uitoefenen of verdedigen van gerechtelijke dossiers.

Ben ik verplicht om mijn persoonsgegevens aan jullie te verstrekken?

U bent niet verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Het is zelfs zo dat de meeste persoonsgegevens die wij verwerken, niet van u maar van andere bronnen komen. De meeste gegevens ontvangen wij van onze opdrachtgevers. Dat is meestal de partij aan wie u nog moet betalen.

U kunt er zelf wel voor kiezen om aanvullende gegevens aan ons te geven. Dat kan ons helpen bij het behandelen van uw dossier en werkt meestal in uw voordeel. Zo heeft u misschien een goede reden waarom u het te betalen bedrag niet heeft voldaan en wilt u dat aan ons doorgeven. Of u wilt graag bepaalde gegevens doorgeven zodat we met elkaar een betalingsregeling kunnen afspreken die past bij uw situatie.

Wisselen jullie mijn persoonsgegevens uit met anderen?

Wij kunnen uw persoonsgegevens uitwisselen met bedrijven die onze dienstverlening ondersteunen of een deel daarvan in opdracht van Intrum uitvoeren. Hierbij kunt u denken aan print-, sms- en maildiensten, kadasteronderzoek, callcenters, zusterlocaties en andere incassobureaus, juristen, handelsinformatiebureaus en andere door ons goedgekeurde en ingeschakelde dienstverleners. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens uitwisselen met onze opdrachtgever (uw contractspartij), de verkoper van uw vordering (uw oorspronkelijke contractspartij), gerechtsdeurwaarders, advocaten, het Bureau Krediet Registratie (BKR) en overheidsinstanties zoals toezichthouders.

Wij zijn wettelijk verplicht om bepaalde (overheids)instanties inzage in uw persoonsgegevens te geven, bijvoorbeeld tijdens inspecties. Dit om fraude, witwassen en andere strafbare feiten te voorkomen, te signaleren en te bewijzen.

Onze medewerkers hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Dit geldt alleen als het noodzakelijk is voor de beschreven doeleinden. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven aan een ander land?

Omdat wij een internationaal bedrijf zijn en onderdeel zijn van de Intrum-groep kunnen wij uw gegevens doorgeven naar een ander land. In dat geval zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens worden beschermd volgens de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Over het algemeen worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Als het in uw zaak gaat om internationale incasso dan kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan één van onze incassopartners van het land waar de vordering is ontstaan of waar u woont. Ook schakelen wij andere organisaties in voor de opslag van uw gegevens. Zij kunnen toegang tot uw gegevens hebben en ook buiten de EER zijn gevestigd. Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan landen buiten de EER wanneer wij de veiligheid en bescherming daarvan kunnen garanderen. Daarom zorgen we ervoor dat alle ontvangers de EU-standaardmodelclausules hebben ondertekend en dat de nodige aanvullende waarborgen worden geïmplementeerd om de doorgifte te rechtvaardigen, of dat het land adequate bescherming kan garanderen onder de wetgeving inzake gegevensbescherming. We kunnen informatie buiten deze groepen vrijgeven om fraude te helpen voorkomen, of indien dit wettelijk verplicht is.

Hoe lang bewaren jullie mijn persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens:

Zo lang het nodig is voor het rechtmatige doel waarvoor wij de gegevens hebben verkregen;
Zo lang wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het bewaren van uw gegevens, bijvoorbeeld voor een zorgvuldige incassoprocedure, en;
Totdat de wettelijke verjaringstermijn is verstreken, zodat wij verweer (een verdediging) kunnen voeren tegen mogelijke vorderingen of betwistingen.
Daarnaast kunnen wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens enige tijd te bewaren:ter voorkoming/ signalering van fraude;
- ter signalering van witwasactiviteiten;
- voor financiële inspecties;
- voor statistische doeleinden bewaren wij alleen gegevens die volledig anoniem (zonder persoonsgegevens) zijn gemaakt.

Na sluiting van uw dossier bewaren we uw persoonsgegevens gedurende vijf jaar waarna wij uw gegevens zullen anonimiseren. Tijdens deze bewaartermijn worden strikte beveiligingsmaatregelen toegepast en wordt de toegang tot uw gegevens beperkt. Wanneer wij uw gegevens verwijderen dan doen wij dit ook uit onze reservekopieën. Dit doen wij op het moment dat de reservekopie bijgewerkt wordt. Wanneer de reservekopie volgens ons beleid volledig wordt verwijderd, een jaar nadat de reservekopie is gemaakt, worden uw gegevens hiermee ook volledig en definitief verwijderd.

Krijg ik te maken met geautomatiseerde besluitvorming (een automatisch gemaakt besluit)?

Ja, binnen het kader van onze invorderingsprocedures, maken wij gebruik van geautomatiseerde analyses, die nodig zijn voor het bevorderen van goede incassoprocedures waarbij onnodige herinneringen en extra kosten vermeden worden. Dit is nodig voor een optimale bedrijfsvoering en een efficiënte, tijdige behandeling van uw dossier.

De uit deze analyses verkregen interne graadmeter geeft aan hoe wij uw dossier het beste kunnen behandelen. Deze geautomatiseerde besluitvorming ondersteunt ons bij onze keuzes in de behandeling van uw dossier. We menen dat deze geautomatiseerde besluitvorming geen rechtsgevolgen voor u inhoudt of u op een belangrijke manier treft, omdat dit uw rechten en verplichtingen op basis van uw contract niet schaadt.

U ontvangt over het algemeen geen informatie over de individuele graadmeter die aan uw dossier is toegekend. Als u vindt dat wij u vanwege die beoordeling verkeerd hebben behandeld, dan kunt u ons vragen om de graadmeter handmatig via menselijke tussenkomst opnieuw vast te stellen.

Welke rechten heb ik?

Het is belangrijk te begrijpen dat het uw persoonsgegevens zijn die wij verwerken en dat wij willen dat u zich daar prettig bij voelt. Wij verwerken uw persoonsgegevens volledig volgens de voorschriften van de AVG. In de wet is vastgelegd dat u bepaalde rechten heeft rond deze verwerking. Hieronder zetten we deze rechten voor u op een rij:

Uw rechten	Wat houdt dit in?
Recht van inzage	U kunt informatie opvragen over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zoals: Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken; Welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken; Met wie wij uw persoonsgegevens uitwisselen; Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren en op basis van welke criteria deze bewaartermijn tot stand komt; Welke rechten u heeft; Waar wij uw persoonsgegevens vandaan hebben (als wij die niet van u hebben ontvangen); Of er bij de verwerking sprake is van geautomatiseerde besluitvorming (ook wel profilering genoemd); Hoe wij de bescherming van uw persoonsgegevens garanderen op het moment dat de gegevens zijn doorgegeven aan een land buiten de EER. Deze informatie vindt u allemaal in dit privacybeleid.U kunt ook een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Voor extra kopieën brengen wij kosten in rekening.
Recht op rectificatie	Het is van belang dat wij over de juiste gegevens van u beschikken. Geef wijzigingen in uw persoonsgegevens daarom direct aan ons door. Het gaat dan bijvoorbeeld om een naamsverandering of uw nieuwe adres wanneer u verhuisd bent.
Recht op gegevens verwijdering	Vanaf het moment dat u ons gevraagd heeft om uw persoonsgegevens aan te passen of tegen de verwerking bezwaar heeft gemaakt, heeft u recht op beperking van de verwerking totdat wij de zaak hebben onderzocht en bevestigd hebben dat uw gegevens juist zijn (of conform uw aanwijzing zijn aangepast). Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag daarvan) gedurende het onderzoek alleen mogen verwerken met uw toestemming, in verband met een rechtsvordering, ter bescherming van de rechten van een ander of om gewichtige redenen van algemeen belang.U kunt ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer die verwerking onrechtmatig is maar u niet wilt dat wij uw gegevens wissen.
Recht van bezwaar	Als u vindt dat wij niet het recht hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u tegen de verwerking bezwaar maken. In dat geval mogen wij alleen met de verwerking doorgaan wanneer wij gerechtvaardigde gronden kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Wij mogen uw persoonsgegevens echter altijd verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. U heeft tevens te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing activiteiten.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens	U kunt ons vragen om de persoonsgegevens die u ter verwerking aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare, leesbare vorm terug te ontvangen, wanneer die verwerking op toestemming of op een overeenkomst berust. U heeft ook het recht om te verlangen dat deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen.
Intrekken van toestemming	Intrum baseert haar gegevensverwerking niet op toestemming. Voor zover bepaalde verwerkingen echter op toestemming berusten, heeft u het recht om deze toestemming in te trekken en zullen wij de verwerkingen die op deze juridische grondslag zijn gebaseerd, stopzetten.

Wij stellen derden met wie wij uw persoonsgegevens hebben uitgewisseld van uw verzoek(en) op de hoogte.

Hoe kan ik deze rechten uitoefenen en hoe kan ik een klacht indienen over het gebruik van mijn gegevens?

Als u een klacht wilt indienen over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, ook in verband met de hiervoor opgesomde rechten, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor de gegevensverwerking (Data Protection Officer). Wij zullen uw klacht dan onderzoeken.

Uw klacht of verzoek kunt u indienen met dit formulier. Ook kunt u een e-mail sturen naar naar: dpo.nl@intrum.com of per post reageren naar Intrum Nederland B.V., ter attentie van Data Protection Officer, Teleportboulevard 136-142, 1043 EJ Amsterdam.

Bent u niet tevreden met onze reactie of vindt u dat wij uw gegevens op een onrechtmatige wijze verwerken, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens en hun klachtenprocedure, zie www.autoriteitpersoonsgegevens.nl via het meldformulier op de website of door een brief te sturen naar:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag.

Mocht u andere vragen hebben over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, neem dan gerust per e-mail contact met ons op via: dpo.nl@intrum.com