Zeven facturatiefouten en hoe u ze kunt vermijden
Het is eenvoudig om u te focussen op omzet, en betalingen en facturatie te laten liggen. Alles laten aanslepen tot het einde van de maand, om dan nog snel te factureren: het klinkt veel bedrijven allicht bekend in de oren.
Gelukkig kost het niet veel moeite om uzelf betere facturatiegewoonten aan te leren en er wat flexibeler mee om te gaan.
Vermijd deze fouten in uw facturatieproces:
1. U factureert pas aan het einde van de maand.
U bent niet de enige die deze fout maakt. Een mooie omzet helpt uw financiële toestand pas vooruit nadat de facturen zijn betaald. Factureer zodra het artikel is verkocht of leg vooraf een dag vast om te factureren. Uw liquiditeitspositie blijft gezond en u vermijdt stress aan het einde van de maand omdat u alle facturen nog moet opstellen.
2. U werkt uw prijzen niet vaak genoeg bij
Het is gemakkelijk om te vergeten uw prijzen aan te passen. Daardoor kan het gebeuren dat u een artikel aan een klant verkoopt tegen een lagere prijs dan u zelf hebt betaald. Maak er een gewoonte van om uw eigen prijzen in uw systeem te actualiseren zodra u een factuur van uw eigen leverancier ontvangt. En vergeet de verzendingskosten niet.
3. U factureert met verlies
Het is belangrijk dat u alles wat u aan de klant verkoopt op de factuur zet. Veel bedrijven vergeten alle uren aan te rekenen die ze aan de klant hebben besteed. Op die manier werken ze uiteindelijk gratis, en dat is niet de bedoeling.
4. U hanteert een te lange betalingstermijn
U kunt veel geld besparen door kortere betalingstermijnen te hanteren, al is het maar een paar dagen. Lees hier over wat er in de huidige wetgeving staat (link).
5. Het factuuradres van de klant is onjuist
Controleer regelmatig of de factuuradressen van uw klanten nog kloppen, ongeacht of het particulieren of bedrijven betreft. Veel bedrijven aanvaarden geen factuur met het verkeerde adres, waardoor u uiteindelijk nog langer op uw geld moet wachten en u krap bij kas komt te zitten. Maak er een gewoonte van om adreswijzigingen meteen door te voeren in uw systeem. Hetzelfde geldt uiteraard voor alle andere gegevens – veel bedrijven aanvaarden geen factuur met een verkeerd adres of referentienummer.
6. U factureert niet elektronisch
De meeste bedrijven en consumenten krijgen hun factuur het liefst digitaal. Digitale facturatiesystemen bezorgen de factuur direct en bevatten vaak opties om snel en meteen te betalen, terwijl facturen op papier met de post moeten worden verzonden en de klant de betalingsinformatie zelf moet ingeven.
7. U vergeet de geleverde producten of diensten op de factuur te vermelden
Het is een veelvoorkomende fout om een factuur te versturen zonder vermelding van wat er precies is verkocht. Als u een dienst hebt geleverd, vermeld dan de gepresteerde uren, de datum, het tijdstip en een omschrijving. Zo vermijdt u misverstanden en vertragingen.
Hebt u echt een hekel aan factureren?
Als u moeite hebt om uw facturatie goed bij te houden, kunt u altijd een beroep doen op Intrum. Wij factureren aan uw klanten, sturen herinneringen en controleren betalingen, zodat u zich in alle gemoedsrust kunt toeleggen op uw core business. U bespaart tijd en geld, verlaagt uw kredietrisico, en wij houden u in real time op de hoogte met onze gebruiksvriendelijke tools.